プライオリティモデルとは? | スピードコーチングコラム

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プライオリティモデルとは?

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プライオリティモデルとは、ものごとの優先順位(プライオリティ)を決めるための仕組みのことです。

今日中に仕上げたい自分の仕事をしているときに、上司から「明日の会議で使うこの資料、今日中に出しておいて」などと他の仕事を頼まれたりすること、ありますよね。

プライオリティモデルでは、このときそれぞれの仕事について「どちらの締め切り時間が早いのか」(緊急度)と「どちらの仕事が重要か」(重要度)を考えて、どちらの仕事に最初にとりかかるべきか考えます。

 今なにをすべきなのか

今一番優先してとりかかるべきなのはどれなのか?
それをわかりやすく表したものが、プライオリティモデルのマトリクスです。

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このマトリクスによれば、Aは、緊急度も重要度もどちらも高いので最優先されるべきもの、Dはいますぐにしなくてもいいものだということが分かります。

したがって、A~Dの順にこなしていけばいいことになります。

もし途中で割り込んできた仕事があれば、それを配置して、いままで入っていた仕事も再配置していきます。

マトリクスのどこに入るかを考える

手持ちの仕事をこのマスのどの位置に置くのか、一つ一つ考えてみます。

今やりかけの自分の仕事は、明日の午後に打ち合わせで使う。
しかも大事なクライアントとの打ち合わせなので重要度は高い。
そのためAに設定してありました。

そこへ割り込んできた上司の仕事は、明日の朝いちばんの会議で使う資料。
それほど重要な資料ではなく、あったほうがいいという程度。
これは重要ではないが締切りが早いので、Bに当たります。

重要度としては、自分の仕事のほうが上になりますが、自分の仕事は、時間の猶予が明日の午前中もあるという点で、緊急度では上司の仕事より下になります。そこで、Cに移動となります。

上司の仕事の入るマスはBですから、この場合は、上司の仕事を先に片付けるほうがいいようですね。

仕事以外の時間管理にも

子供のころ、「今何をする時間なのかよく考えて!」「それは後でもできるでしょ!」などと言われたことがありませんか。その時にも、このマトリクスを使って考えればよかったのです。

寝る時間まであと2時間しかないけど、ゲームもしたいし、宿題をやらなくちゃいけない、お風呂にも入らなくちゃ…

宿題とお風呂はどちらも緊急度は「今日中にやらなければ怒られる」こと。緊急度(今日中)も重要度(やらなければならない)も高いのでA。

これらのプライオリティは同じなので、宿題をやる気が今は起きないのなら、いつもは寝る直前のお風呂を宿題の前に済ませたって構わないのです。

ゲームは優先度が低いので一番後回しになります。ですが、どうしても「今日やりたい!」とCのマスに入るのであれば、残りの二つを早めに片付ける必要があります。

やりたいこととやるべきことが自分の中でひしめき合っているとき、何を最初にするべきか?
何か問題が起こった時、連絡が先?自己解決が先なのか?

優先度と重要度を見極めていく、その手段になるものがプライオリティモデルです。

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